Apostilles en legalisatie
Alles over het legaliseren van een beëdigde vertaling
Wat is een apostille?
Een apostille is een sticker die de rechtbank op een officieel document plaatst als bewijs dat de handtekening op het document echt is. Het is dus een soort legalisatie. Met een apostille is het document geldig in het buitenland.
De apostille is er in verschillende talen, waaronder Engels, Duits, Frans, Italiaans en Spaans. Apostilles worden in veel landen geaccepteerd. Een actueel overzicht is te vinden op de website van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht (HCCH):
Legalisatie van een beëdigde vertaling
Een beëdigde vertaling is een gewaarmerkte vertaling die voorzien is van een ondertekende verklaring van een beëdigd vertaler. Soms is dat voldoende om met het document aan de slag te gaan. Maar niet altijd.
Vaak wil een officiële instantie in het buitenland, zoals een overheidsinstantie, notaris, bank of rechtbank, dat de handtekening van de beëdigd vertaler gelegaliseerd wordt met een apostille. Een beëdigde vertaling is niet automatisch een gelegaliseerde vertaling.
Door legalisatie van de handtekening van de beëdigde vertaler bevestigt de rechtbank dat de handtekening van de vertaler onder de vertaling echt is en dat de vertaler bevoegd is beëdigde vertalingen af te geven.
Of legalisatie in jouw geval nodig is, kun je het best navragen bij de instantie waarvoor de vertaling bestemd is.
Legalisatie is dus een extra stap ...
... een stap die wij graag voor je zetten
Heb je een beëdigde vertaling met apostille nodig van een akte of een ander officieel document? Bijvoorbeeld van de oprichtingsakte met de statuten van je organisatie, een verklaring van erfrecht, een echtscheidingsbeschikking of een KvK-uittreksel? Daarvoor moet je met de vertaling naar de rechtbank, een heel gedoe.
Maar je kunt het jezelf ook makkelijk maken: laat ons de apostille verzorgen. Je hoeft dan niet zelf naar de rechtbank. Dat scheelt veel tijd en moeite.
Je kunt de handtekeningen van onze vertalers ook zelf bij iedere Nederlandse rechtbank laten legaliseren. Op de website van de Rechtspraak lees je hoe dit in zijn werk gaat.
Heb je een apostille of een gewone legalisatie nodig?
Er zijn twee manieren om handtekeningen te laten legaliseren: de apostille en de gewone legalisatie. Hieronder leggen we het verschil uit.
Apostille:
Een apostille is een vereenvoudigde legalisatie in de vorm van een sticker met een verklaring van de rechtbank. Met een apostille wordt bevestigd dat iemand een officieel document in een bepaalde hoedanigheid heeft ondertekend, bijvoorbeeld als beëdigd vertaler of notaris, en dat de handtekening echt is. Daardoor wordt het document geldig in het buitenland.
Apostilles worden erkend door de landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag (Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents). Hieronder vallen in elk geval alle Europese landen en ook veel landen buiten Europa, zoals de Verenigde Staten en Australië. Er treden nog steeds landen toe tot het Apostilleverdrag.
Als je een vertaling laat voorzien van een apostille, hoef je verder geen formaliteiten te vervullen: de vertaling is klaar voor gebruik in het betreffende land. Een apostille is behalve in het Nederlands ook verkrijgbaar in het Engels, Duits, Frans, Spaans en Italiaans.
Een actueel overzicht van alle landen die de apostille erkennen vind je hier (je gaat naar de website van HCCH, Hague Conference on Private International Law):
Legalisatie:
Als je een gelegaliseerde beëdigde vertaling nodig hebt voor een land dat niet is aangesloten bij het Apostilleverdrag moet je een uitgebreidere legalisatieprocedure volgen:
- eerst legaliseert de rechtbank de handtekening van de beëdigd vertaler - en eventueel van de notaris of andere functionaris - met een 'gewone' legalisatie (dat is iets anders dan een apostille);
- daarna moet de handtekening van de rechtbankmedewerker gelegaliseerd worden door het Consulair Dienstencentrum (CDC) van het ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag;
- ten slotte moet de handtekening van de ambtenaar van het ministerie van Buitenlandse Zaken gelegaliseerd worden door de ambassade of het consulaat van het land waarvoor de beëdigde vertaling bestemd is.
Deze uitgebreide legalisatieprocedure kan heel wat tijd kosten. De eerste stap in deze procedure, de legalisatie bij de rechtbank, kunnen wij voor je verzorgen.
Hoe lang is een apostille geldig?
Op de vraag hoe lang een apostille geldig blijft, is geen pasklaar antwoord te geven. In principe is de geldigheidsduur van een apostille onbeperkt. Maar de instantie in het buitenland waarvoor je de apostille nodig hebt, kan bepalen dat een apostille beperkt geldig is. Het is daarom verstandig om dit na te vragen bij de betreffende instantie.
Sinds 16 februari 2019 is een apostille binnen de Europese Unie in bepaalde omstandigheden niet meer officieel vereist. Dat staat in Verordening (EU) 2016/1191. Meer informatie hierover is te vinden op de overheidswebsite www.nederlandwereldwijd.nl. Desondanks wordt binnen de EU nog vaak een apostille verlangd.
Juridisch Vertaalbureau Den Haag
Al onze beëdigde vertalingen kunnen gelegaliseerd worden
Vrijblijvende offerte voor een beëdigde vertaling